1 Anforderungen an Ehefähigkeitsbelege

• Jede Region hat eigene Arten, die geforderte Information (Ledigkeitsnachweis) in Kombination mit beliebig umfangreicher, für das Münchener Verfahren nicht erforderlicher Information zu Papier zu bringen
• Streng genommen müssen alle zusammenhängenden Papiere vollständig übersetzt werden. Sinnfreie Teile (z.B. Erklärungen über die Echtheit der Beglaubigung der Echtheit der Beglaubigung einer Kopie einer Kopie …) lassen sich nicht ohne weiteres aus einer Urkunde entfernen. Also werden sie übersetzt.
• Alles, was im Original eigenständig verwendbar ist, sollte auch in der Übersetzung eine Einheit bilden und getrennt ausgedruckt und beglaubigt werden.
• Für die Beglaubigung gibt es detaillierte Formvorschriften, die Details wie den Stempeldurchmesser regeln, ohne auch nur im geringsten zur Fälschungssicherheit beizutragen
• Die hiesigen Behörden brauchen die Beglaubigung durch einen Übersetzer, den sie leicht zur Rechenschaft ziehen können, d.h. einen in Deutschland vereidigten und ansässigen.

2 Probleme

• Bei japanischen Ehefähigkeitszeugnissen bedeutet dies, dass zwei unterschiedlich qualifizierte Übersetzer, nämlich einer für Japanisch-Deutsch und einer für Englisch-Deutsch, beauftragt werden müssen, nur weil den Dokumenten normalerweise noch eine nichtssagende englischsprachige Apostille anhängt.
  • Letzteres bedeutet eine monopolartige Stellung für die wenigen Übersetzer (wie Hartmut Pilch), die beide Qualifikationen mitbringen – lukrativ ist das Monopol trotzdem nicht
  • Ferner ist etwa die vollständige persönliche Geschichte aller Geschwister zu übersetzen, weil diese im Haushaltsregisterauszug aufgezeichnet ist. Wenn ein Übersetzer etwas davon auslässt, riskiert er Reklamationen des Kunden. Übersetzt er alles, so ist er nicht mehr konkurrenzfähig.
• Wenn eine Behörde eine Übersetzung zurückweist, steht der Kunde zwischen den Stühlen und neigt dazu, den Übersetzer in Regress zu nehmen. Dieser wiederum kann nicht überprüfen, ob die Forderungen des Kunden wirklich denen der Behörde entsprechen. Eigentlich müsste in diesem Falle die Behörde sich direkt an den Übersetzer wenden.
• Um zu belegen, welches Original übersetzt wurde, hefter man traditionellerweise Fotokopien des Originals an die Übersetzung. Dies setzt aber Papier voraus. Ein solches Verfahren ist weder sicher noch im Zeitalter digitaler Signaturen zukunftsfähig.
• Das Oberlandesgericht traut nur Papierdokumenten. Hieran lässt sich vielleicht auf Basis des SigG etwas ändern. Das erfordert aber großes Durchhaltevermögen einer Gruppe von Übersetzern und Kunden, die dies durchzusetzen hätte. Digitale Verfahren sind bei korrekter Durchführung sicherer und vor allem kundenfreundlicher.
• Durch Steuern und Buchhaltungspflichten werden die ohnehin unrentablen Urkundenübersetzungen weiter verteuert. Die Kosten entstehen nicht dort, wo sie verursacht werden.
• Es ist sehr leicht, eine Übersetzerbeglaubigung zu fälschen. Der vorgeschriebene Stempel bietet keinerlei Schutz gegen Fälschung. Schon heute tut der Übersetzer gut daran, sich mit einer digitalen Signatur abzusichern.
• Viele Urkunden wurden bereits anderswo übersetzt. Doch der Übersetzer ist kein Ja-Sager, er kann nicht “einfach” eine vorhandene Übersetzung beglaubigen. Die Existenz einer Papier-Urkunde aus fremdem Kontext erleichtert seine Arbeit allenfalls unwesentlich.

3 Lösungen

Wir versuchen schrittweise in diese Richtung zu gehen.

• Der Kunde nennt die Zielbehörde und setzt den Übersetzer mit ihr in Kontakt
• Kunde und Zielbehörde geben ihre Zustimmung, bevor die Übersetzung ausgedruckt wird
• Das Original wird in Form von Grafikdateien in die Übersetzung eingebaut – dies kostet etwas mehr Zeit als die Fotokopiermethode, erlaubt aber bessere Informationsverwaltung und schließlich digitale Signatur
• Die Dokumente haben permanente Web-Adressen, für deren Authentizität mithilfe eines zertifizierten SSL/HTTPS-Schlüssels gesorgt wird.
• Man hält einige Formvorlagen (etwa in XML-Form) bereit und lässt Kunden diese per Web-Formular editieren.
• Der Kunde lädt das Original in Form von Grafiken über ein Web-Formular hoch.
• Auch die Bezahlung, Quittierung etc erfolgt automatisch über die Web-Applikation
• Idealerweise ist der beeidigte Übersetzer nur noch einer von zwei Gutachtern, die zustimmen müssen, bevor der Vorgang wirksam wird. Der zweite ist die Behörde. Übersetzung und Begutachtung werden getrennt.
• Auf die Dauer ändern sich auch die Vorlagen. Etwa werden SGML/XML-Dokumenttypen definiert, bei denen nur noch wenig zu übersetzen ist, und statt einer Apostille gibt es eine digitale Verifizierungskette

4 Unsere Vorgehensweise bei der Übersetzung von Urkunden

Man schickt uns die Datei als Grafik (z.B. PDF) oder per Fax (089-45237875) und holt sie bei uns ab oder zahlt per Nachnahme.

Spätestens beim Abholen bringt man das Originaldokument mit, denn wir müssen versichern, dass wir es gesehen haben. Alternativ kann man es vorher uns zuschicken und dann per Nachnahme zahlen.

Wir machen das normalerweise für 80-180 eur + USt in 3 Tagen. Bei Bedarf geht es –- häufig auch ohne Expressgebühr –- schneller.

Manche Leute übersetzen selber ihre Dokumente und legen sie uns zur Beglaubigung vor. Das erleichtert uns im allgemeinen nur unwesentlich die Arbeit. Bei Aufträgen von einem Wert unter 100 eur ist davon auszugehen, dass es nur Neu-Übersetzungen gibt und das Vorhandensein oder nicht einer bereits übersetzten Vorlage auf den Preis keinen Einfluss hat.

Durchaus kostensenkend wirkt sich jedoch oft eine Liste mit Transliterationen von Personen- und Ortsnamen aus. Dies gilt insbesondere für japanische Dokumente. Die Kosten hängen auch davon ab, ob man alle sachfremden Teile des Dokuments übersetzt haben möchte um allen nur denkbaren Forderungen der Behörden zu entsprechen.

Vor der Lieferung und Zahlung nimmt der Kunde die Ware verbindlich ab. Wir garantieren normalerweise nicht die Verwendbarkeit für einen bestimmten Zweck. Falls solche Garantien erwünscht sind, hilft es, uns mit der zuständigen Behörde in Verbindung zu setzen.

5 Japanische Ehefähigkeitsbelege

Hierbei handelt es sich um eine Sammlung aus Haushaltsregisterauszug und Ehefähigkeitsbescheinigung, wobei die Angaben auf dem Papier von Präfektur zu Präfektur unterschiedlich und durchweg überdurchschnittlich komplex sind.

Japanische Eigennamen sind oft nicht eindeutig zu transliterieren. Wir brauchen also von Ihnen Angaben darüber, wie die in Ihrer Urkunde vorkommenden Personen und Orte heißen sollen.

6 Chinesische Ehefähigkeitsbelege

Die festländischen Behörden stellen keine Ehefähigkeitsbescheinigung aus, und die für die Eheschließung benötigten Dokumente sind recht einfach gestaltet.

Es lässt sich meistens für 60 eur machen. Allerdings verlangen die Behörden meistens noch eine Bescheinigung des hiesigen chinesischen Generalkonsulats darüber, dass keine Ehefähigkeitsbescheinigung ausgestellt werden kann, so dass für den Anmelder der Aufwand insgesamt nicht geringer ist.

Manche ältere Belege aus Taiwan sind nach dem Muster der japanischen Belege gestaltet, was zu etwas höheren Preisen führt.

7 Portugiesisch-Chinesische Dokumente aus Macao

Auch heute noch ist Portugiesisch neben Chinesisch die Amtssprache von Macao. Wir verstehen auch Portugiesissch, sind aber für die Beglaubigung auf die Mithilfe von Kollegen angewiesen, was das Verfahren um mindestens 50 eur verteuert.

Möglicherweise genügt es bei diesen Dokumenten auch, nur eine der beiden Sprachen zu beglaubigen. Der Übersetzer kann dies aber nicht gewährleisten.

8 Beispiele für Übersetzungen von Urkunden

• Haushaltsregister / Ehefähigkeitsbescheinigung Japanisch-Deutsch
• Handelsregisterauszug Deutsch-Chinesisch
• Familienregisterauszug Chinesisch-Deutsch
• Geburtsurkunde Chinesisch-Deutsch

9 Fragen und Antworten

9.1 Ist es denn tatsächlich erforderlich, alles noch einmal (z.B. von Ihnen) übersetzen zu lassen oder ist es z.B. möglich, daß Sie die Übersetzung nur bestätigen und dies mit Ihrem Siegel beglaubigen? So wäre das Ganze viel einfacher!

Selbst wenn ein hiesiger Übersetzer “nur” mit seinem Siegel etwas vorhandenes beglaubigt, wird dadurch die Arbeit nicht wesentlich einfacher. Das Übersetzen selbst stellt ohnehin nur einen eher geringen Teil der Arbeit dar.

Es ist ferner widersinnig, die Aufgabe so zu stellen. Der Übersetzer ist kein Ja-Sager sondern eine Kontroll-Instanz. Er muss immer die Möglichkeit haben, das, was ihm vorgelegt wird, zu ändern. Er darf keinen Auftrag annehmen, bei dem nur das Ja-Sagen wirtschaftlich sinnvoll ist.

Dem Übersetzer müsste also nicht ein fertiges Papier (Hartkopie) sondern eine digitaler Quelltext zum Redigieren vorgelegt werden. Dieser Quelltext muss so gestaltet sein, dass der Übersetzer ihn ohne großen Aufwand seinem Werturteil entsprechend verändern kann.

Es muss dem Übersetzer z.B. ohne weiteres möglich sein, in diesem Quelltext eine vollwertige Umschrift (z.B. Pinyin mit Ton-Zeichen, Hepburn mit Längenzeichen, Internationales Phonetisches Alphabet) zu verwenden. Schließlich sollte der Quelltext in einem offenen Standards entsprechenden Format verfasst und mithilfe frei verfügbarer Software nach PDF übersetzt werden können.

10 Unterlagen

• Informationen des Bayerischen Justizministeriums zur beglaubigten Sprachmittlung bei Behörden
• München: von dort aus findet man unter dem Stichwort “Standesamt” Informationen über die Anforderungen an Antragsteller. Viele hiervon ergeben sich nur aus dem mündlichen Gespräch mit der Behörde
  • KVR München – interne Dokumentation
• Konsularischer Urkundenverkehr – mehr zur Apostille